......................, dnia............
Adresat:......................
Szanowny Panie,
dziękujemy uprzejmie za pismo dotyczące zwrotu naszego towaru, zakupionego dnia............................, na podstawie zamówienia nr ............................. Z przykrością jednak konstatujemy, że pismo Pana dotyczy artykułu, który został już wysłany i zapłacony, i na który z naszej strony otrzymał Pan ............% rabatu.
O ile rozumiemy, wyżej wymieniony towar chciałby Pan zwrócić, ponieważ nie może go Pan sprzedać. Z przykrością musimy odmówić przyjęcia zwrotu wyżej wymienionego towaru, ponieważ artykuł ten został już wycofany z produkcji. Umowa nasza nie przewidywała tego rodzaju sytuacji. Większość naszych dystrybutorów (ajentów) sprzedała go już podczas akcji promocyjnej zorganizowanej i sponsorowanej przez naszą firmę i oświadczyła, że towar ten sprzedaje się dobrze. Przesyłamy Panu dodatkowe materiały reklamowe pomagające w sprzedaży u innych naszych dystrybutorów. Dodatkowo informujemy, że nasz przedstawiciel, Pan ................................................................... skontaktuje się z Panem osobiście i przekaże Panu kilka dodatkowych sugestii.
Przesyłamy serdeczne pozdrowienia,
........................................
(podpis)